Kế toán trên ERP là ghi nhận giao dịch từ chứng từ có căn cứ, đối chiếu các sổ liên quan và chốt số liệu theo kỳ. Trước khi khóa kỳ, quản lý cần biết khoản nào đã ghi sổ, khoản nào đang thiếu chứng từ hoặc lệch giá trị, và ai có thẩm quyền quyết định cách xử lý. Báo cáo kho có hàng đã nhận là điểm bắt đầu để kiểm tra.
Kế toán xác định giao dịch thuộc kỳ nào, đã ghi vào tài khoản nào và còn chênh ở đâu. Tài chính dùng các số đã kiểm tra cùng lịch thu, chi để quyết định nguồn tiền và thời điểm thanh toán. Một dòng đã trả tiền qua ngân hàng vẫn cần đối chiếu với khoản phải trả và chứng từ gốc.
Ảnh minh họa kế toán và phụ trách nhận hàng đối chiếu chứng từ trước khi khóa kỳ.
Hàng đã vào kho, vì sao số trên sổ còn thiếu?
Kho xác nhận hàng thực nhận và thời điểm nhận. Mua hàng xác nhận giá, điều khoản và thay đổi được duyệt. Kế toán đối chiếu đơn mua, phiếu nhận và hóa đơn nhà cung cấp theo từng dòng, rồi lần đến bút toán. Cùng một mặt hàng có thể giao nhiều đợt, nên cần phân bổ đúng số lượng và giá trị trước khi cộng. Kiểm cả mã hàng, đơn vị tính, chi nhánh, nhà cung cấp và số hóa đơn để phát hiện ghi trùng.
Ví dụ dưới đây dùng quy trình đối chiếu đơn mua, phiếu nhận và hóa đơn. Việc kiểm số lượng nhận và giá mua theo từng dòng giúp kho, mua hàng và kế toán biết chênh lệch phát sinh ở bước nào. Tham khảo hướng dẫn đối chiếu hóa đơn nhà cung cấp của Microsoft Learn.
Ví dụ cuối tháng với 20 phiếu nhận hàng
Tình huống minh họa tại một cửa hàng. Lúc 18:00 ngày cuối tháng, kế toán cố định tập 20 phiếu hàng đã nhận trong kỳ, trị giá đối chiếu 240 triệu đồng. Ví dụ dùng giá trị hàng theo hồ sơ mua đã duyệt, chưa xét thuế, phí vận chuyển và chiết khấu. Tại mốc kiểm tra:
- 18 phiếu, 210 triệu đồng đã khớp đơn mua, hóa đơn và bút toán trong kỳ.
- Một phiếu, 12 triệu đồng đã xác nhận nhận hàng, chưa có hóa đơn và chưa thấy bút toán phù hợp. Kế toán phải xem nghĩa vụ, thời điểm ghi nhận và căn cứ hiện có. Tình trạng thiếu hóa đơn là một việc cần xử lý, chưa đủ để kết luận khoản này thuộc kỳ nào.
- Một phiếu, 18 triệu đồng có hóa đơn dự thảo 21 triệu đồng. Mua hàng đang đối chiếu phần chênh 3 triệu đồng với nhà cung cấp. Khoản 21 triệu vẫn ở trạng thái chờ và chưa ghi sổ trong ví dụ.
Lúc 09:00 hôm sau, kỳ còn mở để rà soát. Nhà cung cấp xác nhận và gửi lại hóa đơn 18 triệu đồng. Kế toán đối chiếu với phiếu nhận, xác định khoản này đủ căn cứ vào kỳ đang chốt theo hồ sơ đã duyệt và ghi sổ một lần. Lúc này đã khớp và ghi sổ 19 phiếu, 228 triệu đồng. Phiếu 12 triệu đồng vẫn chờ quyết định. Hai lần kiểm cùng 20 phiếu thuộc tháng vừa kết thúc.
Ba chỉ số để quyết định đã sẵn sàng khóa kỳ chưa
1. Tỷ lệ phiếu đã đối chiếu và ghi sổ
Số phiếu nhận có đủ liên kết đối chiếu và bút toán phù hợp trong kỳ ÷ tổng phiếu nhận hợp lệ trong tập kiểm × 100%. Dùng danh sách nhận hàng được chốt cuối tháng làm mẫu số. Tử số lấy từ kết quả đối chiếu và sổ đã ghi, loại bản nháp và giao dịch bị đảo chưa được xử lý lại. Mỗi phiếu tính một lần dù có nhiều dòng hay nhiều bút toán. Tỷ lệ tăng từ 18/20 = 90% lên 19/20 = 95%. Nếu không có phiếu đủ điều kiện, ghi không áp dụng.
2. Tỷ trọng giá trị phiếu còn chờ xử lý
Giá trị theo chứng từ nguồn của phần nhận hàng còn chờ xử lý ÷ tổng giá trị nguồn của tập phiếu kiểm × 100%. Dùng cùng đơn vị tiền và cùng cơ sở giá trị từ hồ sơ mua, phiếu nhận. Nếu phiếu chỉ còn một phần chưa khớp, lấy phần chưa xử lý đã phân bổ, tránh cộng lại phần đã đối chiếu. Lúc 18:00 là (12 + 18)/240 = 12,5%. Sau khi xử lý 18 triệu, còn 12/240 = 5%. Giá trị này giúp kế toán ưu tiên việc cần rà, chưa phải tổng công nợ phải trả hay số tiền sắp chi.
3. Giá trị chênh chưa giải quyết giữa hóa đơn và phiếu nhận
Cộng trị tuyệt đối của chênh lệch hóa đơn so với giá trị nguồn tương ứng trên các dòng đã ghép được nhưng chưa giải quyết. Đơn vị là triệu đồng trong ví dụ. So cùng số lượng, đơn vị tính và cơ sở giá; giữ dấu tăng hoặc giảm trong từng dòng để truy vết, rồi lấy trị tuyệt đối khi tổng hợp để sai lệch ngược chiều không triệt tiêu nhau. Phiếu chưa có hóa đơn đi vào danh sách thiếu chứng từ, không đưa vào mẫu so chênh. Chênh giảm từ |21 − 18| = 3 triệu về 0 sau khi hóa đơn sửa được xác nhận. Khoản 3 triệu phản ánh chênh trên chính phiếu 18 triệu, nên không cộng vào 30 triệu giá trị phiếu chờ xử lý.
| Chỉ tiêu | 18:00 | 09:00 hôm sau |
|---|---|---|
| Phiếu đã khớp, ghi sổ | 18/20 | 19/20 |
| Giá trị còn chờ | 30/240 | 12/240 |
| Chênh đã ghép (triệu đồng) | 3 | 0 |
Tỷ lệ tăng vì phiếu 18 triệu có thêm chứng từ và bút toán hợp lệ, không phải vì có thêm hàng nhận trong kỳ. Nếu lần kiểm sau lọc thêm cửa hàng, đổi giờ cắt hoặc bỏ phiếu còn thiếu khỏi mẫu số, hãy lưu lý do và đối chiếu lại phạm vi trước khi so. Số 0 ở chỉ số chênh chỉ cho biết các cặp đã ghép không còn lệch. Phiếu 12 triệu vẫn cần kết luận riêng.
Ai xác nhận, ai quyết định khóa kỳ?
- Kho và cửa hàng. Xác nhận ngày, số lượng thực nhận và phần trả lại. Cung cấp phiếu và chứng cứ khi ngày nhận trên hệ thống lệch thực tế.
- Mua hàng. Kiểm lại đơn mua, điều khoản và hóa đơn. Với chênh 3 triệu, lưu xác nhận của nhà cung cấp và bản chứng từ đã sửa.
- Kế toán. Đối chiếu các phiếu với sổ chi tiết và sổ cái. Với phiếu 12 triệu, xác minh tình trạng nghĩa vụ và bút toán đã có, rồi trình cách xử lý kỳ ghi nhận theo chính sách áp dụng. Kiểm liên kết khi hóa đơn đến sau để tránh ghi nhận hai lần cùng một khoản.
- Người có thẩm quyền. Xem danh sách ngoại lệ, tác động, căn cứ và phê duyệt cách xử lý trước khi khóa. Ngoại lệ được coi là đóng khi có bút toán phù hợp đã kiểm lại hoặc có quyết định xử lý được ghi rõ, kèm chủ trì và hạn theo dõi nếu còn việc tiếp nối.
Khóa kỳ là kiểm soát quyền ghi thêm hoặc sửa số của kỳ đã chốt. Trước khi khóa, lưu báo cáo đối chiếu, người duyệt và phiên bản số đã bàn giao. Nếu phát hiện chứng từ đến muộn, kế toán trình phương án điều chỉnh hoặc mở lại theo thẩm quyền, lưu lý do và đối chiếu lại báo cáo bị ảnh hưởng. Tham khảo hướng dẫn đóng sổ cuối kỳ của Microsoft Learn.
Thử một phiếu lệch giá khi xem demo
Yêu cầu mở một phiếu nhận, hóa đơn liên quan và bút toán trong luồng kế toán Blackwind. Thử thêm tình huống chưa có hóa đơn và hỏi ai duyệt xử lý, người nhận số nhìn thấy phiên bản nào. Sau đó đối chiếu với luồng tài chính để thấy cách dùng số phải trả khi lập lịch chi. Đọc thêm cách ERP nối dữ liệu giữa các bộ phận và cách dự báo dòng tiền tuần. Trao đổi với Blackwind để chọn bộ chứng từ và phạm vi cần kiểm trong buổi demo.