Quản lý tài chính là lập kế hoạch và quyết định dùng tiền theo khả năng của doanh nghiệp. Để biết tuần tới có đủ tiền trả nhà cung cấp, hãy lấy số dư thực sự dùng được, xếp từng khoản thu và chi theo ngày tiền về hoặc phải trả, rồi kiểm ngày số dư xuống thấp nhất. Nhìn riêng tổng tiền đầu tuần hay tổng công nợ sẽ bỏ qua thời điểm thiếu tiền.
Kế toán xác nhận số dư, chứng từ và khoản đã ghi nhận. Tài chính dùng các số đã đối chiếu để dự báo tiền sẽ về khi nào, quyết định ưu tiên chi và xin duyệt khi phải đổi lịch. Phần tiền còn nằm trong tồn kho hoặc công nợ khách hàng ảnh hưởng đến vốn lưu động. Muốn dùng khoản phải thu để lên lịch chi, cần biết khả năng thu và ngày tiền có thể sử dụng. Tài liệu Microsoft Learn về dự báo dòng tiền giải thích cách chọn tài khoản và nguồn giao dịch để lập dự báo.
Ảnh minh họa người phụ trách tài chính và quản lý cửa hàng rà chứng từ trước khi chốt lịch chi trong tuần.
Chuỗi còn 210 triệu đồng, tuần tới có đủ tiền chi?
Ví dụ minh họa. Chốt dữ liệu lúc 08:00 thứ Hai, theo dõi đến 17:00 mỗi ngày từ thứ Hai đến thứ Sáu. Cùng một pháp nhân, phạm vi gồm các tài khoản và quỹ cửa hàng đã đối chiếu. Tổng số dư là 210 triệu đồng, trong đó 30 triệu bị hạn chế sử dụng. Số có thể dùng đầu tuần là 180 triệu đồng. Khoản 35 triệu đã về ngân hàng thứ Sáu trước và đã nằm trong số dư đầu kỳ.
- Thứ Ba. 50 triệu đồng doanh số thẻ đã khớp với bảng đối soát và dự kiến về ngân hàng. Khoản này chỉ vào kịch bản dự báo cho đến khi sao kê xác nhận.
- Thứ Tư. Đề nghị bổ sung hàng 40 triệu đồng, chi trong ngày nếu được duyệt. Bảng cơ sở chưa đưa khoản này vào chi bắt buộc.
- Thứ Năm. Phải trả nhà cung cấp 160 triệu đồng theo công nợ và lịch chi đã duyệt.
- Thứ Sáu. Khách hẹn trả 70 triệu đồng, chưa có xác nhận tiền về. Khoản lương 70 triệu đồng đã duyệt đến hạn trong ngày.
Chuỗi còn có lệnh chuyển 20 triệu giữa hai tài khoản cùng phạm vi. Tài chính theo dõi riêng số tiền đi và đến ở từng tài khoản để biết nơi nào có tiền trả đúng giờ. Khi tính tổng chuỗi, giao dịch này không làm tăng hoặc giảm tiền. Trong ví dụ, quản lý đặt mức dự phòng 50 triệu đồng cuối ngày.
Bốn chỉ số để quyết định có duyệt khoản mua thêm
1. Tiền sẵn có đủ trang trải bao nhiêu phần chi đến hạn?
Tỷ lệ bao phủ tại giờ chốt = tiền sẵn có đã xác nhận ÷ tổng khoản bắt buộc chưa trả, đến hạn trong tuần × 100%. Dùng sao kê, biên bản kiểm quỹ và danh sách khoản bị hạn chế cho tử số. Dùng lịch công nợ, đề nghị chi đã duyệt và bảng lương đã chốt cho mẫu số. Trong ví dụ, 180 ÷ (160 + 70) = 78,26%. Chỉ số này chưa tính dòng thu tương lai và chưa trừ mức dự phòng. Nếu tuần không có khoản bắt buộc đến hạn, ghi “không áp dụng”.
2. Dự kiến cuối thứ Sáu còn bao nhiêu tiền?
Số dư dự kiến cuối ngày = tiền sẵn có đầu kỳ + thu lũy kế trong kịch bản − chi lũy kế trong kịch bản. Chỉ cộng khoản thu phát sinh sau 08:00 thứ Hai. Đối chiếu theo mã giao dịch hoặc khoản thanh toán để 35 triệu đã nằm trong số dư không xuất hiện lần nữa. Nếu chưa tính khoản thu tương lai, cuối thứ Sáu dự kiến 180 − 230 = âm 50 triệu đồng. Số âm là phần tiền chưa có nguồn theo kịch bản, cần xử lý trước hạn chi.
3. Số dư thấp nhất rơi vào ngày nào?
Số dư thấp nhất = giá trị nhỏ nhất trong các số dư dự kiến cuối ngày. Dựng lại từng ngày theo hạn thanh toán, ngày dự kiến quyết toán thẻ và lịch thu công nợ. Nếu cả hai khoản thu đều về đúng lịch, số dư cuối thứ Sáu là 70 triệu đồng. Khi thêm khoản mua 40 triệu, số dư cuối thứ Năm giảm còn 180 + 50 − 40 − 160 = 30 triệu đồng. Đây là ngày đầu xuống dưới mức dự phòng, trước khi có khoản thu dự kiến thứ Sáu.
4. Cần bổ sung bao nhiêu để giữ mức dự phòng?
Khoảng thiếu so với mức dự phòng = số lớn hơn giữa 0 và (mức dự phòng − số dư dự kiến thấp nhất). Đơn vị là triệu đồng. Lấy mức dự phòng đã được duyệt cho cùng phạm vi và cùng kỳ. Nếu chưa tính khoản thu tương lai, cần 50 − (−50) = 100 triệu đồng để vừa đủ trả theo lịch vừa giữ dự phòng. Nếu 50 triệu tiền thẻ về đúng hạn, khoảng thiếu giảm còn 50 triệu. Kịch bản thu đủ cả hai khoản có khoảng thiếu bằng 0 khi chưa duyệt mua thêm.
| Kịch bản | Thứ Năm | Thứ Sáu |
|---|---|---|
| Chưa tính khoản thu | 20 | −50 |
| Tiền thẻ về thứ Ba | 70 | 0 |
| Cả hai khoản thu về đúng lịch | 70 | 70 |
| Thu đúng lịch và chi mua thêm | 30 | 30 |
Số dư thấp nhất của bốn kịch bản lần lượt là −50, 0, 70 và 30 triệu đồng. Khoảng thiếu so với dự phòng tương ứng là 100, 50, 0 và 20 triệu đồng.
Nếu khách trả muộn, chỉ thay ngày thu trong dự báo và giữ lý do thay đổi. Nếu tiền đã vào ngân hàng, chốt lại số dư thực tế rồi bỏ dòng dự kiến tương ứng khỏi phần còn lại. Khi so hai lần dự báo, ghi rõ thay đổi nào do tiền đã về, thay đổi nào do cập nhật lịch, giờ chốt hoặc phạm vi tài khoản.
Đủ ngân sách rồi, vì sao vẫn nên tạm hoãn mua?
Ngân sách cho biết bộ phận còn bao nhiêu quyền chi theo khoản mục và kỳ. Lịch tiền cho biết có thể trả từ tài khoản nào vào ngày nào. Trước khi duyệt 40 triệu, người có thẩm quyền kiểm cả số ngân sách còn lại sau các cam kết và kịch bản dòng tiền sau khi thêm khoản chi. Trong ví dụ, ngay cả khi hai khoản thu về đúng lịch, khoản mua vẫn tạo khoảng thiếu dự phòng 20 triệu. Tài chính cần đưa ra một lịch khác có căn cứ hoặc trình phương án bổ sung nguồn tiền để người có thẩm quyền quyết định.
Kiểm thêm giờ ngân hàng nhận lệnh và tài khoản thực hiện thanh toán. Hai giao dịch cùng ngày có thể diễn ra theo thứ tự bất lợi. Số dư cuối ngày đạt mức dự phòng vẫn cần được đối chiếu với tiền sẵn có tại giờ phải chuyển khoản.
Ai xác nhận và khi nào đóng việc?
- Cửa hàng và kế toán. Chốt quỹ, đối chiếu sao kê và bảng quyết toán thẻ. Với khoản về thiếu hoặc về muộn, giữ dòng chênh lệch cùng mã đối soát và ngày kiểm lại.
- Bán hàng và phụ trách công nợ. Gắn lịch thu vào hóa đơn hoặc khoản phải thu cụ thể, ghi số còn phải thu và lần xác nhận tiếp theo. Tách tiền khách hẹn trả khỏi tiền đã về.
- Mua hàng và kế toán phải trả. So đơn mua, phiếu nhận, hóa đơn, hạn thanh toán và số đã trả. Khi còn tranh chấp hoặc đang chờ nhà cung cấp đồng ý đổi hạn, giữ ngoại lệ và người theo dõi.
- Tài chính và người duyệt chi. Cập nhật dự báo theo ngày, kiểm mức dự phòng, đề xuất thứ tự chi và lưu phê duyệt. Chỉ đóng khoản chênh lệch khi chứng từ đã khớp hoặc lịch mới được xác nhận và duyệt. Nếu đã chi, đối chiếu giao dịch ngân hàng với phiếu chi và số công nợ còn lại.
Mang một lịch chi thật vào buổi demo
Chọn một tuần có tiền thẻ chờ về, một khoản khách hẹn trả và một đề nghị mua mới. Từ luồng tài chính Blackwind, yêu cầu chỉ ra số dư và lịch chi, rồi lần về chứng từ kế toán. Thử đổi ngày thu, kiểm khoản chi nào cần xét lại và ai có quyền duyệt. Bạn có thể xem trước cách một đơn nối hàng và tiền trong bài ERP là gì hoặc trao đổi với Blackwind để chọn phạm vi demo phù hợp.