ERP (Enterprise Resource Planning) là phần mềm quản trị doanh nghiệp dùng để liên kết các nghiệp vụ như bán hàng, mua hàng, kho, kế toán và tài chính. Ở chuỗi bán lẻ, điều đó có nghĩa là từ một đơn bán, quản lý có thể lần đến hàng đã giao, khoản tiền đã thu và chứng từ liên quan. Mỗi bộ phận xử lý phần việc của mình trên cùng căn cứ. Oracle giải thích nguyên tắc kết nối dữ liệu trong ERP.
Ảnh minh họa nhân viên cửa hàng đối chiếu phiếu đơn với hai đợt kiện hàng.
ERP nối đơn bán với kho và tài chính ra sao?
Một dòng đơn có thể liên kết nhiều phiếu giao và nhiều khoản thu. Nhờ vậy, báo cáo tách được số đã đặt, số khách thực nhận và tiền đã thu mà vẫn lần về cùng một đơn.
Một đơn 12 triệu đồng giao hai đợt: đọc số thế nào?
Giả sử khách mua 10 sản phẩm, giá thuần 1,2 triệu đồng mỗi sản phẩm; không xét thuế, phí hay hàng trả lại. Đơn có một hạn cam kết giao đủ. Cửa hàng A giao 6 sản phẩm trước hạn, giá vốn 0,8 triệu đồng mỗi sản phẩm. Cửa hàng B giao 4 sản phẩm còn lại vào ngày sau hạn, giá vốn 0,9 triệu đồng mỗi sản phẩm. Khách trả trước 4,8 triệu đồng, rồi trả thêm 6 triệu đồng sau đợt hai. Các khoản thu đã được xác nhận và phân bổ cho phần hàng đã giao theo hồ sơ duyệt trong ví dụ.
| Chỉ tiêu | Hết hạn giao, sau đợt A | Sau đợt B và lần thu thứ hai |
|---|---|---|
| Đã giao | 6/10 sản phẩm | 10/10 sản phẩm |
| Giá trị đã giao | 7,2 | 12 |
| Giá vốn phần đã giao | 4,8 | 8,4 |
| Lãi gộp theo phần đã giao | 2,4 (33,33%) | 3,6 (30%) |
| Tiền đã thu và đã phân bổ | 4,8 | 10,8 |
| Còn phải thu theo phần đã giao | 2,4 | 1,2 |
Ở mốc đầu, 4 sản phẩm chưa giao trị giá 4,8 triệu đồng được theo dõi riêng; số còn phải thu theo phần đã giao là 7,2 − 4,8 = 2,4 triệu đồng. Đến mốc sau, tổng tiền thực thu là 4,8 + 6 = 10,8 triệu đồng, còn 12 − 10,8 = 1,2 triệu đồng. Muốn biết khoản này có quá hạn hay chưa, cần kiểm hạn thanh toán đã thỏa thuận.
Ba chỉ số cần xem cùng nhau
Giao đúng hẹn: 60% số lượng, đơn vẫn không đạt OTIF
Đến hạn, khách nhận 6/10 sản phẩm: 60% theo số lượng. Theo cách đo cấp đơn trong bài, OTIF (On Time In Full) = số đơn đủ điều kiện giao đủ đúng hạn ÷ tổng số đơn đủ điều kiện đến hạn trong kỳ × 100%. Đơn này đóng góp 0 đơn đạt trên 1 đơn đủ điều kiện, chưa nói lên tỷ lệ cả chuỗi. Giao nốt hôm sau không đổi kết quả đúng hạn. Xem định nghĩa OTIF của APQC.
Chốt giờ cắt, quy tắc loại trừ và cách dùng hạn đã đổi trước khi tính. Mẫu số gồm cả đơn đến hạn chưa giao; đơn thiếu hạn theo dõi riêng. Đếm mỗi đơn một lần dựa trên số khách thực nhận. Nếu mẫu số bằng 0, hiển thị chưa có mẫu để tính.
Lãi gộp tăng từ 2,4 lên 3,6 triệu đồng, nhưng biên giảm
Đợt A có biên lãi gộp (7,2 − 4,8) ÷ 7,2 = 33,33%. Đợt B tăng thêm 1,2 triệu đồng lãi gộp trên 4,8 triệu đồng giá trị giao, tức 25%. Giá vốn mỗi sản phẩm ở B cao hơn, nên biên lũy kế giảm còn (12 − 8,4) ÷ 12 = 30%. Khi tổng hợp nhiều cửa hàng, chia tổng lãi gộp cho tổng giá trị tương ứng; tránh lấy trung bình các tỷ lệ. Lãi ròng còn phụ thuộc chi phí vận hành và các khoản liên quan.
Thu được 90% giá trị đã giao, còn 1,2 triệu đồng cần theo dõi
Tại mốc cuối, 10,8 ÷ 12 = 90%, với tử số là tiền đã xác nhận và phân bổ, mẫu số là giá trị đã giao cùng phạm vi. Tiền trả trước đã dùng để đối chiếu chỉ tính một lần. Tiền đã thu nhưng chưa phân bổ theo dõi riêng; giao dịch chưa xác nhận chưa đưa vào tiền thực thu. Các mốc trong bảng là lũy kế, nên không cộng hai cột với nhau.
Các số trên phục vụ đối chiếu vận hành. Khi lên sổ, kế toán xác định doanh thu, giá vốn và phải thu theo chứng từ, điều khoản và chính sách áp dụng. Tham khảo IFRS 15 về ghi nhận doanh thu và IAS 2 về giá vốn hàng tồn kho để hiểu vì sao giá trị đã giao, tiền thực thu và số ghi sổ cần được đối chiếu riêng.
Đơn giao chậm hoặc còn tiền chưa thu: ai xử lý?
- Bán hàng: giữ hạn cam kết gốc, ghi thay đổi khách đã chấp thuận và báo khách khi phần còn lại có nguy cơ trễ.
- Kho và giao nhận: xác nhận hàng xuất, hàng khách thực nhận và thời điểm nhận theo từng đợt.
- Tài chính và kế toán: đối chiếu phiếu thu, khoản phân bổ, số còn phải thu và chứng từ ghi sổ.
- Quản lý chuỗi: giao người xử lý và hạn cho từng ngoại lệ. Chỉ đóng việc khi đã kiểm căn cứ, chẳng hạn xác nhận nhận hàng hoặc chứng từ phân bổ tiền; giữ lịch sử giao trễ để báo cáo.
Khi xem demo ERP, hãy mang theo một đơn đang vướng
Chọn đơn giao từ hai kho, có khách trả trước và còn số phải thu. Trong luồng ERP cho chuỗi bán lẻ của Blackwind, hãy yêu cầu mở lần lượt đơn bán và các đợt giao, chứng từ kế toán và thu chi, công nợ. Từ mỗi chỉ số, kiểm xem có lần về phiếu gốc, thời điểm chốt và người đang xử lý được không.
Nếu vướng ngay ở bước hứa giao, xem thêm cách kiểm hàng khả dụng khi kho còn hàng nhưng đơn vẫn thiếu. Bạn cũng có thể trao đổi với Blackwind để chọn đơn mẫu và xác định phạm vi cần kiểm trong buổi demo.