Quản lý chuỗi bán lẻ bắt đầu khó hơn khi một giao dịch đi qua nhiều cửa hàng và nhiều bộ phận. Người bán biết khách đã chốt; kho biết hàng đã xuất; kế toán biết tiền đã thu. Nếu các thông tin này không cùng hồ sơ, người quản lý vẫn phải hỏi lại để biết việc đã thực sự hoàn tất chưa.
Ba câu hỏi cần trả lời trước khi chọn phần mềm
- Hàng: Có hàng trên sổ, nhưng chiếc nào còn có thể giao? Hàng đang giữ cho khách hay đang chuyển giữa hai kho?
- Tiền: Doanh thu đã phát sinh, nhưng tiền đã thu, tiền đang giữ và khoản còn phải thu có khớp không?
- Công việc: Hồ sơ đang chờ ai? Thiếu phê duyệt, chứng từ, hàng hay xác nhận bàn giao?
Một số tổng chỉ có ích khi người quản lý có thể đi tiếp tới giao dịch, chứng từ nguồn và người phụ trách. Đây là cách để xác định việc cần xử lý, thay vì chỉ xem thêm một báo cáo.
Từ nhu cầu mua đến hàng thực nhận và khoản phải trả
Nhu cầu mua cần ghi rõ mua cho kho hay cho đơn khách, số lượng và người đề nghị. Sau khi duyệt, đơn mua, hàng nhận, hóa đơn và chi phí cần giữ được mối liên hệ. Một đơn mua có thể nhận nhiều đợt; lượng đặt chưa phải lượng thực nhận.
Khi xem demo, hãy dùng tình huống nhận thiếu hoặc nhận nhiều lần. Người mua cần tra phần còn chờ; kho cần ghi nhận đúng hàng; kế toán cần đối chiếu hóa đơn và khoản còn phải trả. Xem luồng mua hàng và nhà cung cấp.
Từ đơn bán đến giao hàng, điểm thưởng và công nợ
Báo giá, đơn bán, hàng giữ, đợt giao và tiền cọc cần đi cùng nhau. Với điểm thưởng, phải làm rõ chính sách tích điểm, đổi điểm và cách đối chiếu khi khách trả hàng. Không nên mặc định mọi trường hợp trả hàng đều xử lý quyền lợi giống nhau.
Với hàng có Serial/IMEI, cần tra đúng chiếc đã bán và lịch sử kho, bảo hành. Với đơn giao lắp nhiều đợt, phải xem riêng phần đã giao, phần đã nghiệm thu và phần còn phải thu. Xem quy trình bán dự án.
Doanh thu, tiền đã thu và tiền đang giữ là ba căn cứ khác nhau
Cuối ngày, cần đối chiếu chứng từ thu chi với tiền thực tế tại cửa hàng, người đang giữ tiền, phần chờ nộp và khoản được xác nhận vào ngân hàng. Công nợ cần tra được tới từng hóa đơn và lần thanh toán. Số vận hành và số kế toán cần đối chiếu theo đúng kỳ và chứng từ nguồn.
Hãy yêu cầu demo một giao dịch có cọc, giao một phần hoặc phát sinh đổi trả. Qua đó kiểm tra hệ thống giữ căn cứ về hàng, tiền và chứng từ như thế nào. Xem kế toán và tài chính trong vận hành chuỗi.
Con người và nguồn lực cũng cần đi cùng hồ sơ
Giao việc cần có người phụ trách, hạn, checklist và lịch sử bàn giao. Nhân sự cần làm rõ ca và phạm vi cửa hàng. Đề xuất cần đúng cấp duyệt. CCDC cần tra được nơi sử dụng, người giữ và giá trị còn phân bổ. Những phần này hỗ trợ vận hành, nhưng phải thống nhất cách cập nhật và trách nhiệm của từng bộ phận.
Chuẩn bị gì cho buổi xem demo?
- Chọn một giao dịch thường gặp và một tình huống ngoại lệ đang gây khó khăn.
- Liệt kê các bộ phận tham gia, hồ sơ hiện dùng và người duyệt từng bước.
- Xác định kết quả cần kiểm tra: hàng còn giao, tiền còn thu hay việc còn chờ.
- Kiểm tra dữ liệu đầu kỳ, quyền theo cửa hàng và điều kiện bàn giao trước khi triển khai.
Blackwind kết nối các nghiệp vụ mua, kho, bán, điểm thưởng, kế toán, tài chính và nguồn lực theo phạm vi triển khai. Chia sẻ quy trình đang vướng để cùng làm rõ phần demo và phạm vi phù hợp.