5S là một hệ thống tổ chức không gian để công việc của toàn bộ đội ngũ doanh nghiệp có thể được thực hiện hiệu quả, hiệu quả và an toàn. Nhờ có nguyên tắc này, các doanh nghiệp chỉn chu được hệ thống quy trình, từng bước tiến vào thời đại chuyển số, bỏ lại những quy trình cũ, lỗi thời và không có quy tắc.
Sàng lọc
Sắp xếp liên quan đến việc xem xét tất cả các công cụ, đồ đạc, vật liệu, thiết bị, v.v. trong một khu vực làm việc để xác định những gì cần phải có mặt và những gì có thể được loại bỏ. Một số câu hỏi cần hỏi trong giai đoạn này bao gồm:
- Mục đích của mục này là gì?
- Mặt hàng này được sử dụng lần cuối khi nào?
- Nó được sử dụng thường xuyên như thế nào?
- Ai sử dụng nó?
- Nó có thực sự cần phải ở đây không?
Những câu hỏi này giúp xác định giá trị của từng mặt hàng. Không gian làm việc có thể tốt hơn nếu không có các vật dụng không cần thiết hoặc các vật dụng không thường xuyên được sử dụng. Những thứ này có thể cản trở hoặc chiếm không gian.
Hãy nhớ rằng những người giỏi nhất để đánh giá các mặt hàng trong một không gian là những người làm việc trong không gian đó. Họ là những người có thể trả lời các câu hỏi trên. Khi một nhóm xác định rằng một số mặt hàng không cần thiết, hãy xem xét các tùy chọn sau:
- Đưa các mặt hàng cho một bộ phận khác
- Tái chế / vứt bỏ / bán các mặt hàng
- Đặt các mặt hàng vào kho
Đối với các trường hợp giá trị của một mặt hàng không chắc chắn, ví dụ như một công cụ không được sử dụng gần đây, nhưng ai đó nghĩ rằng nó có thể cần thiết trong tương lai, thì doanh nghiệp nên sử dụng phương pháp thẻ đỏ.
Thẻ màu đỏ thường là thẻ hoặc nhãn dán bằng bìa cứng có thể được gắn vào các mục được đề cập. Người dùng điền thông tin về mặt hàng như:
- Vị trí
- Mô tả
- Tên người áp dụng thẻ
- Ngày đăng ký
Sau đó, mục này được đặt trong "khu vực thẻ đỏ" cùng với các mục nghi vấn khác. Nếu sau một khoảng thời gian được chỉ định (có thể là một hoặc hai tháng) mà mục đó không được sử dụng, thì đã đến lúc xóa khỏi không gian làm việc.
Sắp xếp
Một khi sự lộn xộn thêm không còn nữa, sẽ dễ dàng hơn để xem những gì là gì. Giờ đây, các nhóm làm việc có thể đưa ra các chiến lược riêng để phân loại các mục còn lại. Những điều cần cân nhắc:
- Nhân viên nào sử dụng những thiết bị nào?
- Các mặt hàng được sử dụng khi nào?
- Những mục nào được sử dụng thường xuyên nhất?
- Các mục có nên được nhóm theo loại không?
- Nơi nào sẽ là hợp lý nhất để đặt các vật phẩm?
- Một số vị trí có phù hợp với nhân viên khác hay những vị trí khác không?
- Một số vị trí có cắt giảm chuyển động không cần thiết không? Có cần nhiều thùng chứa hơn để giữ mọi thứ ngăn nắp không?
Trong giai đoạn này, mọi người nên xác định cách sắp xếp nào là hợp lý nhất. Điều đó sẽ đòi hỏi phải suy nghĩ về các nhiệm vụ, tần suất của các nhiệm vụ đó, các con đường mà mọi người đi qua không gian, v.v. Các doanh nghiệp có thể muốn dừng lại và suy nghĩ về mối quan hệ giữa tổ chức và các nỗ lực Lean lớn hơn. Cách sắp xếp nào sẽ ít gây lãng phí nhất?
Sạch sẽ
Mọi người đều nghĩ rằng họ biết dọn phòng là gì, nhưng đó là một trong những việc dễ dàng bỏ qua, đặc biệt là khi công việc bận rộn. Giai đoạn Shine của 5S tập trung vào việc dọn dẹp khu vực làm việc, nghĩa là quét, lau, phủi bụi, lau sạch bề mặt, cất dụng cụ và vật liệu,… Ngoài việc vệ sinh cơ bản, Shine còn liên quan đến việc thực hiện bảo trì thường xuyên đối với thiết bị, máy móc.
Lập kế hoạch bảo trì trước thời hạn có nghĩa là doanh nghiệp có thể nắm bắt được các vấn đề và ngăn ngừa sự cố. Điều đó có nghĩa là ít lãng phí thời gian hơn và không bị mất lợi nhuận liên quan đến việc ngừng việc.
Đảm bảo sạch sẽ nơi làm việc nghe có vẻ không thú vị nhưng điều đó rất quan trọng. Và điều này không nên chỉ để cho các nhân viên vệ sinh. Trong 5S, mọi người đều có trách nhiệm dọn dẹp không gian làm việc của mình, lý tưởng nhất là hàng ngày. Điều này cũng giúp mọi người nắm quyền sở hữu không gian, về lâu dài có nghĩa là mọi người sẽ đầu tư nhiều hơn vào công việc và doanh nghiệp.
Săn sóc
Khi ba bước đầu tiên của 5S được hoàn thành, mọi thứ sẽ khá ổn. Tất cả những thứ thừa đã biến mất, mọi thứ được sắp xếp gọn gàng, không gian được dọn dẹp và thiết bị hoạt động tốt.
Vấn đề là, khi 5S mới ở một công ty, thật dễ dàng để dọn dẹp và tổ chức… và sau đó từ từ để mọi thứ trở lại như cũ. Tiêu chuẩn hóa làm cho 5S khác với dự án làm sạch điển hình. Chuẩn hóa hệ thống hóa mọi thứ vừa xảy ra và biến những nỗ lực một lần thành thói quen.
Chuẩn hóa giao nhiệm vụ thường xuyên, tạo lịch biểu và đăng hướng dẫn để các hoạt động này trở thành thói quen. Nó đưa ra các quy trình hoạt động tiêu chuẩn cho 5S để tính trật tự không bị ảnh hưởng.
Tùy thuộc vào không gian làm việc, danh sách kiểm tra 5S hàng ngày hoặc biểu đồ có thể hữu ích. Một lịch trình được niêm yết cho biết tần suất phải thực hiện các nhiệm vụ dọn dẹp nhất định và ai chịu trách nhiệm về chúng là một công cụ hữu ích khác.
Ban đầu, mọi người có thể sẽ cần nhắc nhở về 5S. Có thể cần phải dành một lượng thời gian nhỏ hàng ngày cho các nhiệm vụ 5S. Nhưng theo thời gian, các công việc sẽ trở thành thông lệ và việc tổ chức và làm sạch 5S sẽ trở thành một phần của công việc thường xuyên.
Sẵn sàng
Khi các quy trình tiêu chuẩn về 5S được áp dụng, các doanh nghiệp phải thực hiện công việc liên tục là duy trì các quy trình đó và cập nhật chúng khi cần thiết.
Duy trì đề cập đến quá trình duy trì 5S hoạt động trơn tru, nhưng cũng là để giữ mọi người trong tổ chức tham gia. Các nhà quản lý cần phải tham gia, cũng như các nhân viên trên sàn sản xuất, trong nhà kho hoặc trong văn phòng.
“Sẵn sàng” là làm cho 5S trở thành một chương trình dài hạn, không chỉ là một sự kiện hay dự án ngắn hạn. Về mặt lý tưởng, 5S trở thành một phần của văn hóa doanh nghiệp. Và khi 5S được duy trì theo thời gian, đó là lúc các doanh nghiệp sẽ bắt đầu nhận thấy những kết quả tích cực.
Cre: ihcm