5S bắt đầu như một phần của Hệ thống Sản xuất Toyota (TPS), phương pháp sản xuất được các nhà lãnh đạo tại Công ty Ô tô Toyota bắt đầu vào đầu và giữa thế kỷ 20. Hệ thống này, thường được gọi là Sản xuất tinh gọn ở phương Tây, nhằm mục đích tăng giá trị của sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng. Điều này thường được thực hiện bằng cách tìm và loại bỏ chất thải từ các quy trình sản xuất.
Sản xuất tinh gọn liên quan đến việc sử dụng nhiều công cụ như 5S, kaizen, kanban, jidoka, heijunka và poka-yoke. 5S được coi là một phần nền tảng của Hệ thống Sản xuất Toyota bởi vì cho đến khi nơi làm việc ở trạng thái sạch sẽ, có tổ chức thì việc đạt được kết quả tốt nhất quán là rất khó.
Một không gian bừa bộn, lộn xộn có thể dẫn đến sai lầm, sản xuất chậm lại và thậm chí là tai nạn, tất cả đều làm gián đoạn hoạt động và tác động tiêu cực đến công ty. Bằng cách có một cơ sở được tổ chức có hệ thống, một công ty sẽ tăng khả năng sản xuất diễn ra đúng như mong muốn.
Lợi ích của 5S trong doanh nghiệp thời đại 4.0
5S là quá trình liên tục, lâu dài nên không thể nói là “thực hiện xong” nhưng qua quá trình thực hiện, doanh nghiệp sẽ thu được một số kết quả như sau:
- Có thể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chức và mọi quy mô doanh nghiệp
- Có thể áp dụng đối với các doanh nghiệp ở bất kỳ lĩnh vực nào: sản xuất, thương mại hay dịch vụ.
- Triết lý của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết các thuật ngữ khó.
- Bản chất mọi người đều thích sạch sẽ, thoải mái và sự ngăn nắp tại nơi làm việc.
- Xây dựng một môi trường sạch sẽ, ngăn nắp.
- Tăng cường phát huy sáng kiến.
- Nâng cao ý thức kỹ luật trong cơ quan.
- Xây dựng hình ảnh tổ chức/ doanh nghiệp, đem lại cơ hội trong kinh doanh.
- Những vật dụng thừa được loại bỏ.
- Mặt bằng kho bãi được hợp lý hoá, giải quyết được nhu cầu xuất nhập.
- Nhân viên có ý thức khi thực hiện công việc.
- Tạo được vệ sinh, ngăn nắp tại nơi làm việc, tiết kiệm thời gian trước kia phải tìm kiếm, chất lượng công việc tăng
Tuy nhiên một số vấn đề các công ty thường gặp cần phải khắc phục:
- Có rất nhiều những thứ không cần thiết và chúng không được sắp xếp gọn gàng
- Di chuyển các đồ vật mất nhiều thời gian và ảnh hưởng đến hoạt động khác, không có dấu hiệu nhận biết rõ ràng các khu vực làm việc
- Lãng phí thời gian, công sức trong phần lớn các công việc
- Tồn tại nhiều sai sót trong công việc
- Nhiều công việc phải làm lại, giao hàng luôn chậm trễ và phải làm ngoài giờ nhiều
- Tồn kho nguyên liệu, bán thành phẩm quá nhiều và mất nhiều thời gian xếp dỡ
- Thiết bị văn phòng, trang thiết bị sản xuất bẩn, diện tích bỏ không, tỷ lệ máy móc không hoạt động ca
- Sàn nhà, tường, cửa sổ, thiết bị chiếu sáng bẩn, bám bụi ảnh hưởng sức khoẻ người lao động
- Nơi làm việc không an toàn dẫn đến nhiều tai nạn, sự cố xảy ra
- Những nơi công cộng (phòng ăn, tủ đồ đạc, nhà vệ sinh …) không sạch sẽ
- Tinh thần làm việc của công nhân kém
- Người lao động không tự hào về công ty và công việc của mình
Mặc dù 5S là một khái niệm khá đơn giản, việc bắt đầu một chương trình 5S mới có thể cảm thấy khó khăn. Nó giống như thực hiện một dự án làm sạch lớn trong nhà để xe hoặc tầng hầm ở nhà; có rất nhiều thứ phải giải quyết và việc bắt đầu có vẻ không thú vị.
Bắt đầu với các bước thực tế như quyết định bộ phận và cá nhân nào sẽ tham gia, đào tạo gì là cần thiết và sử dụng công cụ nào để tạo thuận lợi cho quá trình. Xác định những điều cụ thể này sẽ giúp bắt đầu quá trình thực hiện 5S.