Tự động cập nhật và nắm bắt thông tin khách hàng
Khi có khách hàng gọi đến số tổng đài, phần mềm sẽ tự động đổ chuông thông báo. Nếu khách hàng này đã có dữ liệu và được lưu trữ trên hệ thống CRM thì toàn bộ thông tin chi tiết về họ sẽ được hiển thị trực tiếp trên màn hình (lịch sử mua hàng, sử dụng dịch vụ, các cuộc gọi, meeting,…). Giúp tư vấn viên tiếp cận thông tin nhanh chóng, chăm sóc khách hàng chu đáo hơn.
Ngược lại, nếu đây là khách hàng mới, CRM sẽ tự động pop-up khung thông tin để giao dịch viên ghi lại thông tin người dùng, nhằm phục vụ cho các mục đích khác sau này.
Hộp thư trả lời tự động
Tự động hóa các yêu cầu của khách hàng với hộp thư trả lời tự động là chức năng rất quan trọng của việc tích hợp tổng đài ảo vào CRM.
Theo đó, chức năng này hướng dẫn người dùng một cách chính xác nhất các bước chuyển hướng hoặc các cách giải quyết đơn giản nhất cho vấn đề của họ. Giúp khách hàng được phục vụ nhanh chóng và giảm chi phí vận hành cho doanh nghiệp.
Định tuyến cuộc gọi
Để không bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi nào của khách hàng, chức năng định tuyến sẽ giúp doanh nghiệp tăng doanh thu một cách gián tiếp và cải thiện hiệu quả trải nghiệm người dùng. Theo đó, căn cứ vào giờ làm việc của công ty, phần mềm này sẽ tự động chuyển hướng cuộc gọi của người dùng đến các máy nhánh trong giờ hành chính, tùy theo mức độ vấn đề được ưu tiên.
Ngược lại, nếu ngoài giờ làm việc, khách hàng sẽ được gửi thông báo đợi, ghi âm lại yêu cầu hoặc chuyển hướng cuộc gọi đến các số máy di động để được chăm sóc. Nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng
Thực hiện trực tiếp với phần mềm
Tất cả các thông tin về khách hàng và lịch sử giao dịch đều được cập nhật trực tiếp trên màn hình cuộc gọi của tư vấn viên, kể cả khung thông tin pop-up để cập nhật data khách mới.
Nhờ đó, các thao tác tìm kiếm, bấm số, nhập liệu và lưu trữ đều sẽ được tối ưu một cách nhanh chóng.
Ghi âm và lưu trữ
Hỗ trợ tích hợp với tổng đài lưu trữ các file ghi âm nội dung cuộc gọi và quản lý file ghi âm để có thể nghe lại. Đồng thời, hỗ trợ ghi cước chi tiết cho mỗi cuộc gọi, bao gồm: ngày giờ gọi, kênh gọi vào, số máy nhánh, thời gian kết nối, thời gian đàm thoại.
Điều này sẽ giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng hiệu quả hơn và cải thiện kỹ năng Telesales cho tư vấn, nâng cao chất lượng cuộc gọi Telesales.