Để xây dựng công việc hiệu quả, các nhà quản lý cần phải có chiến lược rõ ràng. Cần thực hiện theo các bước, các cách nhằm quản lý đồng bộ dẫn đến thu được hiệu quả cao trong quản lý.
Bước 1: Xác định các hành động
Nhà quản lý cần xác định các hành động cụ thể để lên được tiến độ làm việc cho từng đầu việc. Khi các đầu việc càng rõ ràng, nhân viên càng dễ nắm bắt và nhà quản lý càng dễ dàng trong việc theo dõi tiến độ.
Bước 2: Lên thứ tự ưu tiên
Việc sắp xếp thứ tự cho các hành động là việc làm cần làm giúp cho tư duy quản lý trở lên rõ ràng. Có bức tranh về hành động, các công việc cần làm sẽ rõ ràng hơn.
Ví dụ công việc quản lý kho hàng, kế toán sẽ phải lên danh sách từng bước công việc cần làm như: giao nhận hàng, nhập kho, giao nhận hàng, xuất kho, hàng tồn,…
Trong mỗi công việc cụ thể, lại chia ra các công việc nhỏ hơn sao cho các công việc sau hỗ trợ các công việc trước từng bước một.
Bước 3: Đánh giá nguồn lực
Ở bước này, nhà quản lý phải định lượng được những nguồn lực sẽ sử dụng trong quá trình thực hiện dự án nhằm đạt được mục tiêu cao nhất của mỗi hành động đề ra.
Việc này bao gồm định lượng số lượng thành viên của nhóm, nguồn tài chính và các thiết bị để thực hiện hành động,...
Bước 4: Đánh giá thời gian
Thời gian là cột mốc vô cùng quan trọng trong việc đánh giá tiến độ thực hiện dự án. Các nhà quản lý có thể tham khảo từ các chuyên gia, cấp trên đã có kinh nghiệm hoặc so sánh với các dự án tương đương.
Các dự án tương đương sẽ có một tiến độ gần như giống nhau sẽ giúp cho các nhà quản lý ước lượng được thời gian mình cần và từ đó điều chỉnh được tiến độ dự án.
Bước 5: Xây dựng tiến độ
Bước này là quy trình trong đó các hoạt động đã được xếp theo tiến độ, các nguồn lực cần thiết và thời gian của mỗi hoạt động để đưa ra một kế hoạch tổng thể.
Việc xây dựng tiến độ rõ ràng sẽ tạo ra một khung tham chiếu giúp đưa ra cái nhìn tổng thể về kế hoạch và tiến độ cho dự án.
Bước 6: Theo dõi và quản lý
Việc theo dõi cũng như quản lý các tiến độ đã đề ra giúp cho việc thực hiện trùng với kế hoạch, không gặp nhiều vướng mắc khó khăn trong việc thực hiện dự án. Từ đó cũng giúp cho nhà quản lý loại bỏ những rủi ro, linh hoạt trong xử lý tình huống.
Bước 7: Sử dụng phần mềm quản lý dự án
Để quản lý dự án hiệu quả thì tính chính xác, khoa học và nguyên tắc là một trong những yếu tố đầu tiên. Vì vậy một phần mềm, công cụ hỗ trợ quản lý sẽ là giải pháp tối ưu nhất cho các nhà quản lý.
Với giải pháp phần mềm, bạn có thể thực hiện công việc quản lý một cách nhanh chóng, thuận tiện và khoa học hơn nhiều so với những giải pháp truyền thống.