5 sai lầm lớn trong quản lý kho và cách khắc phục
Không dành nhiều thời gian cho việc quản lý kho hàng
Có hàng tá công việc từ quản lý nhân viên, cửa hàng, chi nhánh, chăm sóc khách hàng khiến nhiều người thường không thể quan tâm kỹ càng cho kho hàng của mình. Và rồi để cho nhà kho trở thành một mớ hỗn độn, chất đống nhiều loại hàng khác nhau. Việc này dẫn đến bạn không thể nào kiểm soát được chính xác lượng hàng hóa xuất nhập, cả việc xác định lợi nhuận, thua lỗ ra sao cũng không được chính xác.
Việc đầu tiên cần làm là bạn hãy lập cho mình một bản kế hoạch chi tiết về các công việc cần làm. Việc này giúp bạn cân bằng được khối lượng công việc, tránh làm việc này nhiều việc kia ít, làm này thiếu kia. Khi đã có kế hoạch chi tiết việc bạn cần làm chỉ là thực hiện thôi!
Không kiểm soát chính xác lượng hàng hóa ra vào
Việc kiểm soát chính xác lượng hàng hóa ra vào trong kho rất quan trọng. Vì nếu bạn không nắm rõ số lượng hàng hoá cũng như nguyên vật liệu xuất nhập kho chứng tỏ doanh nghiệp chưa xác định được định mức tồn kho định kỳ.
Không xác định được mức tồn kho khiến doanh nghiệp dễ xảy ra tình trạng tồn kho thiếu hoặc dư. Khi tồn kho thiếu, doanh nghiệp không thể cung ứng đủ sản phẩm cho các điểm bán lẻ hay đại lý phân phối cũng như duy trì hoạt động của doanh nghiệp không bị gián đoạn. Khi tồn kho dư, vì dự trữ quá nhiều thành phẩm, nguyên vật liệu mà doanh nghiệp có thể không xoay vòng được hàng tồn cũng như vốn doanh nghiệp.
Giải pháp cho khó khăn này là bạn hãy áp dụng phương pháp nhập trước – xuất trước, những hàng hóa nhập vào trước thì cũng sẽ được xuất ra trước và ngược lại. Phương pháp này giúp cho những hàng hoá nhập trước sẽ được đẩy đi sớm hơn tránh bị tồn lỗi hay quá hạn sử dụng.
Sắp xếp hàng hóa trong kho không khoa học
Việc vô cùng quan trọng trong quản lý chính là sắp xếp. Nếu như hàng hóa trong kho không được sắp xếp một cách khoa học, không được phân loại riêng biệt từng mặt hàng mà để chất đống lộn xộn sẽ khiến bạn phải tốn rất nhiều thời gian chỉ để tìm kiếm hàng hóa, di chuyển để lấy hàng, bạn không thể kiểm soát được hàng hóa lâu ngày,...
Ngược lại việc sắp xếp hàng hóa một cách khoa học sẽ giúp bạn tiết kiệm được diện tích kho bãi, thời gian, sức lực đồng thời làm tăng năng suất lao động. Việc tra xuất, quản lý, kiểm soát cũng thuận tiện, dễ dàng hơn.
Bạn nên bố trí hàng hóa theo nguyên tắc, phương pháp nhất định. Hãy thử áp dụng phương pháp sắp xếp hàng hóa 5S, bao gồm:
- Sort (Sàng lọc): Đây là bước phân loại, tổ chức các vật dụng theo trật tự. Ở bước này bạn sẽ phân loại, di dời những thứ không cần thiết, có thể bán đi hoặc tái sử dụng.
- Set (Sắp xếp): Công việc tiếp theo sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết là tổ chức các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí: dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại.
- Shine (Sạch sẽ): Tổ chức vệ sinh tổng thể, vệ sinh hàng ngày máy móc vật dụng và khu làm việc. Cải thiện và xây dựng môi trường làm việc sạch sẽ, giảm thiểu tối đa rủi ro, tai nạn và hư hỏng của máy móc thiết bị (do ảnh hưởng của bụi bẩn).
- Standardize (Săn sóc): Luôn kiểm tra, duy trì 3S ở trên.
- Sustain (Sẵn sàng): Xây dựng thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người trong thực hiện 5S.
Không kiểm kê sát sao
Nhiều người thường e ngại việc kho hàng quá lớn, hàng hóa quá nhiều nên không thường xuyên kiểm lại hàng tồn. Việc này dẫn đến bạn không thể nắm chính xác hàng hóa trong kho có bao nhiêu và gồm những mặt hàng nào, tình trạng hàng trong kho có.hàng hóa bị thất thoát, hỏng hóc hay hết hạn không, cho đến khi có nhu cầu lại không đáp ứng được. Do vậy việc kiểm kê và xác định lượng hàng có trong kho là rất quan trọng.
Bạn nên có một kế hoạch kiểm tra kho định kỳ có thể là mỗi tháng 1 lần, hoặc 2, 3 tuần 1 lần rà soát, tùy theo quy mô xuất nhập của cửa hàng. Và thu thập đúng thông tin cần thiết như: số lượng (dữ liệu và thực tế có khớp không), chất lượng (tình trạng hư hại, suy giảm chất lượng, bao gói),… Bạn phải nắm được mặt hàng nào đang bán chạy, bán ế, nên nhập thêm hay bớt lại mặt hàng nào để xây dựng chiến lược lưu giữ và bán hàng hiệu quả hơn.
Trang thiết bị quản lý lạc hậu
Quản lý bằng sổ sách dạng giấy hay các file excel là những phương pháp quản lý hàng hóa phổ biến, nhưng dần dần, bạn có còn cảm thấy nó hiệu quả khi ngốn quá nhiều thời gian và công sức của bạn, lại dễ xảy ra sai sót hay không? Nhất là khi doanh nghiệp bạn phát triển, bao nhiêu sổ sách, file excel là đủ?
Ngày nay, với sự ưu tiên là sử dụng công nghệ để tối ưu quản lý nên vấn đề này không còn là khó khăn. Một phần mềm quản lý kho phù hợp là giải pháp hữu hiệu cho bạn, giải quyết được tất cả khó khăn ở trên một cách hoàn hảo. Công cụ đắc lực cho kho hàng của doanh nghiệp.