Xây dựng một phần mềm là quá trình kiểm tra thực tiễn kết quả kinh doanh hiện tại đến lập chiến lược mở rộng kinh doanh trong tương lai và tối ưu hóa các quy trình vận hành trong doanh nghiệp. Là một quá trình lâu dài và đòi hỏi diễn ra liên tục.
Vì vậy để xây dựng thành công một phần mềm không chỉ là yêu cầu về khoản chi phí mà còn đòi hỏi doanh nghiệp cần phải nắm rõ các vấn đề khó khăn và thách thức để từ đó đưa ra kế hoạch triển khai phần mềm một cách toàn diện nhất. Vậy đâu là những sai lầm doanh nghiệp cần tránh khi triển khai hệ thống ERP và giải pháp cho doanh nghiệp?
Không xác định vấn đề, thiết lập mục tiêu rõ ràng
Doanh nghiệp đang cần tự động hóa các quy trình (mua hàng, bán hàng, kho, sản xuất,…), tăng độ tin cậy nhằm thu hút vốn đầu tư, giảm chi phí vận hành hay đang cần hệ thống hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng và chính xác? Chính xác là bạn đang cần và muốn gì?
Việc xác định rõ các mục tiêu là vô cùng quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp định hướng và lựa chọn được phần mềm phù hợp cho các yêu cầu hiện tại.
Lựa chọn sai nhà cung cấp
Một phần mềm được đánh giá là tốt và hiệu quả chỉ khi thật sự phù hợp với doanh nghiệp. Và để đạt được điều ấy doanh nghiệp phải lựa chọn cho mình đối tác xây dựng phù hợp.
Doanh nghiệp cần thống kê những nhu cầu, thách thức hiện tại mà mình đang cần tìm giải pháp. Sau đó, dành thời gian tìm hiểu, để nghiên cứu các đối tác triển khai về các yếu tố như sự uy tín, kinh nghiệm triển khai và xem xét đối tác có thực sự phù hợp hay có thể cung cấp giải pháp cho vấn đề của doanh nghiệp hay không. Từ đó, đưa ra quyết định lựa chọn đối tác phù hợp.
Không có sự hợp tác chặt chẽ giữa các bên liên quan trong quá trình xây dựng phần mềm
Một phần mềm muốn đạt hiệu quả cao nhất thì điều bắt buộc chính là sự đồng lòng thực hiện của toàn bộ doanh nghiệp. Một kế hoạch không có sự đồng thuận sẽ dẫn tới một số hạn chế như nhân viên không tận tâm, không nhiệt tình trong việc triển khai thực hiện dự án, ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả của việc xây dựng phần mềm.
Việc trước tiên, các nhà quản trị cần triển khai kế hoạch áp dụng phần mềm đến với nhân viên của mình, đồng thời phải có được sự đồng thuận từ họ. Từ đó, doanh nghiệp sẽ có một kế hoạch triển khai hoàn chỉnh và hiệu quả hơn với sự đóng góp toàn diện.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần có sự trao đổi chặt chẽ với các đối tác xây dựng phần mềm. Hai bên cần phải có sự thống nhất trong hợp tác, doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ thông tin và hoàn toàn tin tưởng vào đối tác của mình. Còn bên đối tác cần phải đưa ra những giải pháp, thông tin kịp thời để doanh nghiệp có thể hoàn toàn tin tưởng mình.
Không đào tạo nhân sự
Một phần mềm chỉ thật sự hiệu quả khi người sử dụng hiểu rõ về nó. Do đó, doanh nghiệp phải đào tạo cho nhân viên của mình và đảm bảo rằng họ có thể hiểu và sẵn sàng làm việc với phần mềm mới.
Đánh giá sai chi phí triển khai
Chi phí luôn là vấn đề đặt lên hàng đầu trong bất cứ hoạt động nào của doanh nghiệp. Đối với việc xây dựng một phần mềm thì chi phí cần bỏ ra rất cao. Tại sao? Một phần mềm không chỉ đòi hỏi ở chi phí cho việc cài đặt, thiết lập hệ thống mà còn cần đến tư vấn, hỗ trợ, bản quyền, đầu tư hạ tầng và bảo trì hệ thống,… Những hoạt động đó đều cần đến một khoản phí không phải nhỏ.
Tuy nhiên, những gì doanh nghiệp bỏ ra đều được nhận lại những hiệu quả chất lượng, bởi một giải pháp phần mềm cho chính vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải sẽ là một sự tối ưu dài hạn và phát triển doanh nghiệp bền vững.
Vậy, việc đầu tư vào phần mềm giúp doanh nghiệp chuyển mình trước thời cuộc công nghệ hiện tay, tuy là CHI nhiều nhưng chắc chắn không PHÍ. Bạn có thể biết chắc chắn số tiền đầu tư của mình để xây dựng một hệ thống ERP, nhưng bạn lại chẳng biết được bạn đã bỏ lỡ đi những cơ hội phát triển gì nếu bạn không đầu tư vào nó?