Bạn phải vật lộn với những trang tính Excel cả nghìn dòng, rồi “điên tiết” lên khi không thể tìm ra một lỗi sai trong “mớ” công thức hàm rắc rối, phức tạp? xử lý thủ công loạt giấy tờ văn bản
Nhiệm vụ thuyết phục cấp trên móc hầu bao chi trả cho một thứ thuốc thử mới mang tên công nghệ có lẽ không hề dễ dàng. Nhất là khi, nhiều cấp quản lý vẫn đang tin rằng doanh nghiệp của mình có thể hoạt động tốt với phương thức truyền thống ngay trong bối cảnh công nghệ hiện đại ngày nay (và tất nhiên, đây là suy nghĩ sai lầm).
Để thay đổi suy nghĩ của những vị sếp đáng kính, nhưng có phần khắt khe, bạn có thể tham khảo ngay những gợi ý dưới đây:
Tìm kiếm sự đồng tình từ đồng nghiệp, đội ngũ nhân viên
Những vấn đề về công việc hay phương thức vận hành là vấn đề mang tính hệ thống. Nên chắc chắn, bạn không phải là người duy nhất trải nghiệm chúng. Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao, bạn cần nhanh chóng tìm kiếm sự ủng hộ của những đồng nghiệp đang gặp phải các vấn đề tương tự. Cấp trên có thể dễ dàng từ chối đề xuất của một nhân viên, nhưng khi đó là vấn đề, pain point của cả tập thể, thì họ sẽ không thể làm ngơ được nữa.
Lưu ý: Đối tượng chính khi kêu gọi sự ủng hộ của bạn nên là các nhà quản lý cấp trung. Họ làm việc tương đối sát với nhân viên, nên chắc chắn sẽ hiểu rõ và có thể định hình được các pain point của đội ngũ lao động trong thực tế. Đồng thời, những cá nhân này cũng nắm trong tay lượng quyền hạn nhất định để đề xuất và thuyết phục cấp trên thực hiện các khoản đầu tư mang tính chiến lược.
Nhấn mạnh những giá trị lợi ích khi áp dụng giải pháp công nghệ
Lợi ích là thứ đầu tiên (và gần như là duy nhất) mà các cấp lãnh đạo nghĩ tới khi đưa ra các quyết định đầu tư bất cứ thứ gì. Bởi vậy, khi có đề xuất về việc ứng dụng công nghệ, hãy đảm bảo bạn có thể đưa ra những dữ liệu về sự biến chuyển có lợi trong các mặt như doanh thu hay vận hành để thu hút cấp trên.
Cụ thể, có hai loại lợi ích mà bạn cần đưa ra khi muốn thuyết phục cấp trên đầu tư vào giải pháp công nghệ. Chúng bao gồm:
Lợi ích hữu hình: Là nhóm lợi ích liên quan đến các khía cạnh về gia tăng doanh thu trực tiếp hoặc tối ưu chi phí trong các hoạt động vận hành và kinh doanh của tổ chức. Những lợi ích này có thể được đo lường dễ dàng qua thước đo tài chính: cụ thể hơn bằng cách so sánh doanh thu và chi phí trước và sau khi đầu tư công nghệ thông tin.
Lợi ích vô hình: Là nhóm lợi ích công nghệ có tác động đến các hoạt động vận hành và kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên nhóm này không liên quan trực tiếp đến thước đo kinh tế, nên khó và tiêu tốn nhiều thời gian đo lường hơn.
Thuyết phục cấp trên bằng nghệ thuật hùng biện khoa học
Ngoài sự trợ giúp của đồng nghiệp và những dẫn chứng lợi ích mạnh mẽ, bạn vẫn có thể biến kế hoạch đề xuất của mình có sức nặng hơn nữa bằng việc ứng dụng các nguyên lý thuyết phục của triết gia lừng danh Aristotle. Những nguyên lý này phổ biến và hiệu quả đến mức ngay cả những nhân vật tầm cỡ như tỷ phú Warren Buffett cũng học tập và sử dụng chúng trong thực tế.
Những nguyên lý này, hay còn được gọi là tam giác hùng biện, bao gồm 3 khía cạnh: ethos (tính tin cậy-góc nhìn người đề xuất), pathos (tính cảm xúc-góc nhìn người tiếp nhận đề xuất) and logos (tính lý luận - dẫn chứng).
Bằng việc kể một câu chuyện nhân-quả với sự lồng ghép khéo léo 3 yếu tố này, bản đề xuất của bạn chắc chắn sẽ gây được ấn tượng mạnh mẽ với cấp trên.
Tạm kết
Dẫu cho làn sóng công nghệ đang dịch chuyển mạnh mẽ và thay đổi bộ mặt của nhiều doanh nghiệp hàng ngày, thì vẫn còn đó những vị cấp trên truyền thống chưa nhận ra điều này. Để thuyết phục họ nhanh chóng nghĩ lại, bạn cần phải xây dựng được một bản đề xuất với nòng cốt là sự ủng hộ của tập thể nhân viên cũng như dẫn chứng từ những con số hùng hồn.