Những kỹ năng cần có của Giám đốc Dự án

Thực tế, tất cả chúng ta đều phải quản lý dự án bởi vì nó bao gồm các hoạt động trong cuộc sống, từ các việc nhỏ như tổ chức một hoạt động sự kiện, hoặc xây dựng một căn nhà riêng,… đến các việc phức tạp hơn như xây dựng các cơ sở hạ tầng, lập trình một phần mềm hoặc đào tạo.

 

 Quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án là việc áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động dự án nhằm đáp ứng các yêu cầu của dự án khi đặt trong các giới hạn về thời gian, chi phí và nguồn lực.

 

Một Giám đốc dự án giỏi cần những năng lực gì?

1. Kiến thức chuyên môn: Chắc chắn rồi! Một Giám đốc dự án Giỏi cần phải am hiểu chuyên môn về dự án mình đang quản lý

 

2. Kỹ năng giao việc, quản lý công việc, giám sát tiến độ của dự án: 99% các dự án là có nhiều thành viên tham gia dự án. Do vậy việc phân chia công việc cho từng người cần cụ thể, rõ ràng. Có deadline cho từng công việc. Luôn luôn có phản hồi liên tục về từng công việc cho những người tham gia để nắm bắt thông tin về dự án. Trong thời đại công nghệ 4.0 như hiện nay, việc quản lý công việc trong dự án trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết nhờ có sự hỗ trợ từ công nghệ giúp Giám đốc dự án dễ dàng giao việc cho thành viên tham gia dự án và tương tác trao đổi thông tin trong suốt quá trình thực hiện dự án. Khi đó kỹ năng của Giám đốc dự án sẽ được bổ sung thêm năng lực: Ứng dụng công nghệ trong quản lý dự án.

 

3. Kỹ năng lãnh đạo - Leader ship: Người lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong toàn bộ dự án, nhất là trong giai đoạn đầu, lãnh đạo giữ vai trò quyết định với nhiệm vụ hướng tầm nhìn, truyền cảm hứng, tạo động lực thúc đẩy các thành viên tham gia dự án để đạt được hiệu suất cao nhất.

 

4. Tạo động lực: Tạo động lực trong môi trường dự án là làm sao để vừa đạt được mục tiêu của dự án vừa đảm bảo sự hài lòng của các thành viên và các bên liên quan về những giá trị mà họ coi trọng nhất. Những giá trị này có thể bao gồm sự hài lòng trong công việc, thử thách công việc, thành tích và cơ hội thăng tiến, lương bổng hợp lý và sự công nhận mang tính cần thiết đối với các các nhân.

 

5. Giao tiếp trong team dự án là một trong những yếu tố quyết định sự thành bại của dự án:

Nếu giao tiếp không tốt, đôi khi Giám đốc dự án sẽ gặp phải sự phản đối công khai hoặc phản đối ngầm từ thành viên dự án. Điều này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công của dự án.

Đồng thời khả năng giao tiếp còn thể hiện trong việc giải quyết các mâu thuẫn phát sinh trong quá trình quản lý dự án. Người quản lý dự án cần xác định nguyên nhân gây mâu thuẫn và chủ động xử lý để giảm thiểu các ảnh hưởng tiêu cực.

 

6. Khả năng ra quyết định: Có 4 kiểu ra quyết định khi làm dự án: chỉ huy, tham vấn, đồng thuận và ngẫu nhiên. Lựa chọn hình thức nào để ra quyết định phụ thuộc vào 4 nhân tố: hạn chế về thời gian, niềm tin, chất lượng và đồng thuận. Người quản lý dự án có thể tự ra quyết định hoặc kêu gọi cả team dự án cùng tham gia đóng góp ý kiến trước khi ra quyết định.

Có thể sử dụng các mô hình hoặc quy trình khác nhau để ra quyết định, chẳng hạn như mô hình 6 pha dưới đây:

• Định nghĩa vấn đề: Tìm hiểu kỹ, làm rõ và xác định vấn đề;
• Đề ra giải pháp: Hệ thống nhiều giải pháp và tránh ra quyết định nóng vội;
• Ý tưởng để hành động: Thiết lập các tiêu chí đánh giá, đánh giá ưu nhược điểm của các giải pháp và chọn ra giải pháp phù hợp nhất;
• Lên kế hoạch thực hiện giải pháp: Kêu gọi sự đồng thuận và cam kết từ các thành viên nồng cốt đối với giải pháp đã đề ra;
• Lập kế hoạch đánh giá giải pháp: Thực hiện phân tích, đánh giá, và bài học kinh ngiệm sau khi thực hiện;
• Đánh giá kết quả và toàn bộ quá trình: Đánh giá hiệu quả giải quyết vấn đề và mức độ đạt được mục tiêu của dự án. (Đánh giá mở rộng hơn so với pha trên)

 

7. Khả năng đàm phán: Đàm phán là quá trình trao đổi ý kiến với các bên đồng hoặc đối lập về lợi ích, hướng tới sự thỏa hiệp hoặc đồng thuận. Đàm phán là một phần không thể thiếu trong dự án, giúp tăng khả năng thành công của dự án.

Dưới đây là các kỹ năng giúp đàm phán thành công:

• Phân tích tình huống;
• Phân biệt rõ giữa mong muốn và nhu cầu của các bên;
• Tập trung vào quyền lợi và các vấn đề thay vì phân biệt vị trí;
• Đòi hỏi cao, đưa ra offer thấp nhưng phải thực tế;
• Khi nhượng bộ, hãy hành động như ta đang mang lại một giá trị nào đó chứ đừng như thể ta đang đầu hàng;
• Đàm phán thế nào để cả 2 bên đều cảm thấy mình đã thắng. Kiểu đàm phán win-win này được ưa chuộng tuy nhiên không phải lúc nào cũng như mong đợi. Nếu có thể, đừng để bất cứ bên nào cảm thấy mình đang bị lợi dụng;
• Tập trung lắng nghe và truyền đạt thông tin rõ ràng, rành mạch.

 

8. Huấn luyện:

Huấn luyện sẽ là nhân tố thúc đẩy mạnh mẽ cho toàn nhóm. Khi các thành viên được trang bị để phát triển kỹ năng, năng lực và sự tự tin, họ sẽ sẵn sàng hơn để vượt qua thử thách và thực hiện các nhiệm vụ với đòi hỏi cao hơn. Đến cuối cùng, điều đạt được không chỉ là dự án thành công mà còn xây dựng được một đội ngũ thực sự vững mạnh.