Những hiểu lầm phổ biến hiện nay về hệ thống ERP

Hotline: 0789.96.88.33

FacebookLinkedin

Blogs

Những hiểu lầm phổ biến hiện nay về hệ thống ERP

22/09/2021 - 05:22 AM   |  Kiến thức quản trị

Blackwind Software

Phần mềm ERP là công cụ quản lý nguồn lực của doanh nghiệp hiện đại 1 cách toàn diện nhất hiện nay. Tất cả mọi hoạt động của doanh nghiệp có thể được theo dõi và kiểm soát thông qua ERP nhờ các chức năng: quản lý nhân sự, quản lý tài chính – kế toán, quản lý sản xuất, tồn kho, nguyên vật liệu; quản lý chuỗi cung ứng; quản lý khách hàng, báo cáo quản trị. Thế nhưng trên thực tế vẫn còn 1 số hiểu lầm tồn tại về ERP và hãy cùng Blackwind tìm hiểu trong bài viết dưới đây

ERP chỉ có một chức năng

Có một số doanh nghiệp chia sẻ nhu cầu cần xây dựng ERP nhưng khi mô tả sâu hơn thì lại là nhu cầu về CRM – phần mềm quản lý khách hàng với các chức năng như: quản lý thông tin khách hàng; báo giá, hợp đồng, quản lý lịch sử giao dịch,... Điều này cho thấy, phần đông người dùng tìm kiếm thông tin vẫn rất nhập nhằng giữa các khái niệm cũng như các chức năng của chúng.

Như đã đề cập ở phần định nghĩa ERP là gì thì có thể thấy ERP là hệ thống quản lý toàn diện; bao gồm CRM, HRM – phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm kế toán, tài chính v.v. Việc tách riêng CRM, HRM hay các phần mềm khác ra khỏi ERP chỉ để nhằm đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp đối với một hoặc một số nghiệp vụ nào đó. Vì nếu triển khai hệ thống ERP hoàn chỉnh trong khi doanh nghiệp chưa cần thì sẽ là khoản lãng phí không hề nhỏ.

 

Triển khai ERP rất nhanh

Có thể bạn đã từng gặp trường hợp triển khai ERP như sau: khi test thử demo và bạn cảm thấy ưng ý thì nhà cung cấp tiến hành lắp đặt phần mềm đó vào hệ thống của bạn. Quá trình này diễn ra khá nhanh và chưa đến 1 tháng. Nhưng có thể phần mềm không thể đáp ứng tất cả các nhu cầu của bạn. Tính năng được thiết lập sẵn khó tùy chỉnh buộc bạn phải thay đổi quy trình và đôi khi phải thực hiện thủ công một số giai đoạn trước khi xử lý bằng phần mềm.

ERP được triển khai nhanh khi đó là phần mềm đóng gói và bạn đã thấy nó kém hiệu quả thế nào. Ngược lại thì ERP thiết kế riêng theo yêu cầu lại khác và việc triển khai cũng thực hiện theo quy trình chuyên nghiệp. Bản chất là phần mềm viết theo nhu cầu nên nhà cung cấp và doanh nghiệp cần thời gian trao đổi về quy trình làm việc phía doanh nghiệp; các vấn đề họ mắc phải cũng như kỳ vọng của họ. Sau đó nhà cung cấp sẽ đưa ra giải pháp và bắt đầu triển khai khi hai bên đã đồng ý. Hơn nữa, trong quá trình triển khai có thể phát sinh các vấn đề khác cần thay đổi và chỉnh sửa.

Như vậy thời gian hoàn thành có thể kéo dài từ vài tháng đến 1 năm hoặc có thể dài hơn. Nhưng đáp lại, doanh nghiệp sẽ sở hữu hệ thống quản lý hoàn chỉnh; hoàn toàn tự động và phục vụ tốt nhất cho hoạt động của mình. Đặc biệt, những phần mềm ERP viết riêng có thể tùy chỉnh hay tích hợp bất cứ khi nào doanh nghiệp cần.

 

Chi phí xây dựng phần mềm quản lý thấp

Việc xây dựng hệ thống ERP hoàn chỉnh khó hơn rất nhiều so với phần mềm nhỏ lẻ. Nhà cung cấp phần mềm không chỉ đưa ra giải pháp tổng thể mà còn tùy chỉnh các phân hệ chức năng để vừa phục vụ cho từng nhân viên, vừa tối ưu hóa việc phối hợp giữa các cá nhân với nhau, các phòng ban hay giữa doanh nghiệp với khách hàng. Điều này đòi hỏi nhà cung cấp phải giải quyết vấn đề lưu trữ, tốc độ xử lý cũng như khả năng liên kết và mở rộng.

Mặt khác, phần mềm triển khai có thành công hay không thì 50% là dựa vào các yếu tố chủ quan của doanh nghiệp. Đó là sự quyết tâm của ban lãnh đạo, hệ thống quản lý, đội ngũ nhân viên;….Bên cạnh đó, thời gian triển khai dự án khá dài như đã phân tích ở trên. Tất cả những điều này đã đẩy chi phí triển khai hệ thống ERP hoàn chỉnh cao hơn khi triển khai nhiều phần mềm đơn lẻ.

Bài viết khác.