Lợi ích nổi bật khi ứng dụng HRM trong quản lý lương

Quản lý lương luôn là yếu tố cần sự chuẩn xác và minh bạch trong mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thực tế, có nhiều doanh nghiệp vẫn đang quản lý lương theo cách truyền thống và gặp phải những khó khăn như tốn thời gian, nhân lực cho việc nhập liệu, tính lương thủ công. 

Đặc biệt, một trong những thách thức lớn với nhà quản trị nhân sự là để có một bảng lương hoàn chỉnh là cả quá trình tổng hợp từ các dữ liệu riêng lẻ như chấm công, tiền thưởng, phụ cấp, tiền phạt, giảm trừ lương, theo dõi ngày phép, nghỉ phép, nghỉ không lương, nghỉ chế độ, bảo hiểm, thuế TNCN, theo dõi các trường hợp ứng lương, nợ lương,... có thể lên đến hàng chục loại dữ liệu. 

Với khối lượng dữ liệu như vậy cùng với thao tác thủ công đôi khi không tránh được tình trạng sai sót và thiếu minh bạch. Cũng dễ xảy ra trường hợp thất lạc giấy tờ, sổ sách nhân sự khi thu thập và lưu trữ “bằng tay”,… gây ảnh hưởng đến thời gian và tiến độ hoàn thành công việc của bộ phận nhân sự.

Với những nỗi lo trên và vì nguồn nhân lực quan trọng của công ty, thay đổi là điều cần thiết. Lúc này, việc ứng dụng giải pháp HRM - Giải pháp quản trị và phát triển nguồn nhân lực trong quản lý lương là vô cùng quan trọng với 5 lợi ích vô cùng nổi bật:

 

Dễ dàng tổng hợp dữ liệu, lưu trữ thông tin và quản lý hiệu quả, giảm bớt gánh nặng cho nhà quản lý nhân sự

Với thách thức về số lượng dữ liệu và thông tin cần tổng hợp thì việc ứng dụng HRM sẽ giúp doanh nghiệp hệ thống hóa dữ liệu và tối ưu quy trình quản trị. Giúp thống nhất tất cả các nguồn dữ liệu với nhau vào một hệ thống duy nhất, tránh việc dữ liệu bị rải rác, không tập trung, gây khó khăn trong việc tổng hợp. 

Đặc biệt, HRM còn giúp giảm bớt gánh nặng cho bộ phận kế toán, cũng như nhà quản lý nhân sự mà vẫn đảm bảo chính xác đến từng chi tiết. Nhà quản trị từ nay dễ dàng quản lý, kiểm tra, lưu trữ và tổng hợp dữ liệu bất cứ khi nào chỉ với một phần mềm thay phải tự tổng hợp và nhập liệu hàng chục tệp hồ sơ tài liệu, dữ liệu thông tin riêng lẻ và rắc rối như xưa. 

 

Tính lương nhanh gọn, chuẩn xác, minh bạch hơn, giảm thiếu sai sót và đảm bảo quyền lợi của tất cả thành viên nội bộ doanh nghiệp 

Khi ứng dụng HRM trong quản lý lương, dữ liệu sẽ được tổng hợp tự động từ nhiều nguồn khác nhau một cách chuẩn hóa, cập nhật liên tục theo thời gian thực và hoàn toàn được tính toán tự động cũng như dễ dàng thiết lập tùy chỉnh các công thức tính theo đặc thù doanh nghiệp, việc tính lương trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. 

Thời gian hoàn thành bảng lương nhanh chóng hơn và hạn chế được tối đa sai sót, đảm bảo trọn vẹn quyền lợi của tất cả nhân viên và tạo dựng được sự yên tâm của nhân sự với tổ chức.

 

Tiết kiệm thời gian và nhân lực, tối ưu chi phí

Bên cạnh đó, HRM sẽ dẹp hết những vấn đề lãng phí thời gian và nhân lực của quy trình thủ công xưa. Các hoạt động liên quan đến nhân sự như chấm công, đăng ký nghỉ phép, lương thưởng,... đều được thực hiện một cách tự động hóa, đẩy nhanh quy trình nội bộ doanh nghiệp cũng như giúp nhà quản trị dễ dàng theo dõi và quản lý mọi lúc, mọi nơi. 

Mọi thủ tục hành chính đều cực kỳ nhanh gọn giúp tiết kiệm thời gian cho nhân sự, cũng như thuận tiện theo dõi kết quả phê duyệt từ phía leader. 

Công việc từ tính lương thưởng đều được tối ưu hóa lên ứng dụng và có thể sử dụng cho nhiều chi nhánh cơ sở khác nhau mà không cần phải tốn thêm các khoản chi phí mua thiết bị. Việc số hóa cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí in ấn cũng như không phải lưu trữ hồ sơ giấy tờ khối lượng lớn,...

 

Cải thiện sự hài lòng cho nhân viên, tạo dựng văn hóa doanh nghiệp

Việc ứng dụng HRM trong quản lý lương còn giúp cải thiện sự hài lòng cho nhân viên. Với HRM, nhân viên có thể quản lý và kiểm tra những thông tin về tiền lương, số ngày nghỉ,... của mình thông qua tài khoản cá nhân được cấp quyền một cách rõ ràng và minh bạch nhất.

Việc này giúp tránh tình trạng đôi khi nhân sự thắc mắc về các điều khoản, điều kiện, tiền lương, nghỉ phép nhưng ngại hỏi và nếu có hỏi thì bộ phận nhân sự không thể phản hồi kỹ càng cho từng người được. 

Đặc biệt với công thức tính lương đã được thiết lập sẵn tính toán tự động dựa trên quy định của doanh nghiệp sẽ giúp hạn chế được tối đa việc sai sót so với cách tính lương thủ công trước đây. 

Trong trường hợp khi có phản hồi về sai sót, tính năng lưu trữ lịch sử phiếu lương của HRM sẽ giúp nhà quản lý có thể dễ dàng kiểm tra, đối chiếu, chỉnh sửa thông tin bảng lương một cách nhanh chóng. Minh bạch và rõ ràng trong tính lương là điều quan trọng hàng đầu trong việc tạo dựng sự uy tín và lòng tin của nhân viên đối với công ty cũng như xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

 

An toàn và bảo mật

Ngoài các lợi ích trên, HRM còn giúp bảo mật dữ liệu, CV của ứng viên không bị rò rỉ ra bên ngoài, cũng như bảo vệ các thông tin quan trọng khỏi tin tặc và người dùng trái phép bằng cách mã hóa nó.