Lợi ích khi Doanh nghiệp ứng dụng Công nghệ trong Quản lý dự án

Đối với hầu hết các công ty, dù lớn hay nhỏ, quản lý dự án hiệu quả luôn luôn được ưu tiên hàng đầu. Ngoài ra, đây cũng là một ngành đang phát triển mạnh mẽ bởi ngày càng có nhiều công ty nhận ra tầm quan trọng của việc quản lý dự án. Theo một nghiên cứu độc lập của Viện Quản lý Dự án ước tính gần 16 triệu vị trí quản lý dự án mới sẽ được tạo ra trên toàn cầu trong khoảng thời gian 2010 – 2020 và ngành này sẽ đạt mức 6,61 nghìn tỷ USD. Vậy nên, việc quản lý dự án là một trách nhiệm lớn lao đối với mọi công ty.

Năm 2014, trong một tài liệu có tên “Project Management: Improving performance, reducing risk”của PWC, hơn 60% thất bại có liên quan đến các vấn đề nội bộ như thiếu tài nguyên hoặc bị chậm, vượt quá tiến độ như cam kết ban đầu, 57% thất bại do một số sự cố trong trao đổi, cộng tác. Tuy nhiên, đó là những số liệu khi các doanh nghiệp vẫn còn sử dụng các công cụ truyền thống. Hiện nay, theo sự phát triển của các nền tảng công nghệ hiện đại, các doanh nghiệp đã dần cập nhật và ứng dụng các phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp để cải tiến hiệu suất, đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ các dự án.

Vậy cụ thể, các công cụ phần mềm hiện nay mang đến những lợi ích nào cho các nhà quản lý dự án và doanh nghiệp?

 

Đơn giản hoá việc lập kế hoạch cho một hay nhiều dự án

Nếu như việc sử dụng một số công cụ truyền thống như excel khiến cho nhà quản lý mất khá nhiều thời gian cho việc xây dựng bảng biểu, chiều ngang cột, định dạng dữ liệu, các công thức phức tạp, màu sắc trạng thái tiến độ công việc… thì với một phần mềm quản lý dự án hiện đại, việc lập kế hoạch cho một hay nhiều dự án được đơn giản hoá và tiết kiệm thời gian đáng kể.

• Lập và giám sát kế hoạch thực hiện dự án chi tiết với Milestone và không giới hạn cấp độ.
• Chia sẻ thông tin công việc, gắn người phối hợp giúp trao đổi dự án tốt hơn.
• Giao diện các phần mềm hiện đại cũng trực quan, dễ sử dụng.

 

Bao quát được tiến độ làm việc của từng nhân sự trong dự án

Với phần mềm quản lý dự án, người được giao việc có thể dễ dàng cập nhật trạng thái, tiến độ công việc được giao, đồng thời, trưởng dự án dễ dàng bao quát được tiến độ của từng nhân sự trong dự án qua bảng công việc Kanban.

Một cách khác để biết liệu dự án có theo đúng tiến độ hay không là truy xuất các báo cáo. Phần mềm quản lý dự án có thể hỗ trợ được điều này, trong khi, Excel không thể tự động tạo ra các báo cáo mà người dùng phải thao tác thủ công, lập biểu đồ, hay thống kê kết quả của mỗi thành viên trong dự án.

 

Tăng tính cộng tác trong nhóm dự án

Nếu theo như cách làm truyền thống, có rất nhiều công cụ khác nhau được sử dụng để trao đổi, phản hồi trong công việc: Zalo, Messenger, SMS, Skype… Dữ liệu phân tán, các cuộc trao đổi không liền mạch, thiếu xuyên suốt. Điều này thực sự làm ảnh hưởng lớn đến tiến độ của dự án. Nhưng khi áp dụng phần mềm, các đầu mục công việc, những lời phản hồi, trao đổi, các tài nguyên dự án đều được lưu trữ chung trên một hệ thống duy nhất, người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm. Chat nhóm, Video call, Meeting được tích hợp trong phần mềm càng làm tăng thêm tính cộng tác trong các nhóm dự án.

 

Tiết kiệm chi phí khi Quản lý dự án trên đám mây

Việc quản lý dự án trên một phần mềm cloud (phần mềm trên đám mây) mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:

• Chi phí trả trước thấp hơn: Sử dụng phần mềm quản lý dự án tại chỗ (on-premis), doanh nghiệp cần thanh toán cho nhiều hạng mục như: phần cứng máy chủ, nhân viên hỗ trợ CNTT, triển khai dài hạn… Trong khi đó, giải pháp trên nền tảng đám mây thường chỉ yêu cầu một khoản phí hàng tháng hoặc hàng năm.
• Có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi: Bạn có thể truy nhập phần mềm quản lý dự án ở bất kỳ nơi đâu, bất kỳ khi nào miễn là có kết nối Internet.
• Kết nối chặt chẽ các thành viên trong nhóm dự án: Dù bị ngăn cách bởi khoảng cách địa lý, nhưng các thành viên dự án vẫn có thể cảm thấy mình là một phần của một tập thể gắn kết nhờ giải pháp trên nền tảng đám mây. Bởi, trạng thái dự án sẽ được cập nhật theo thời gian thực.
• Tăng năng suất: Trên phần mềm, hệ thống tin các dữ liệu về công việc, tài liệu sẽ được lưu trữ tập trung trên nền tảng đám mây nhờ vậy có thể tiết kiệm thời gian. Và khi thời gian được tiết kiệm, năng suất có thể tăng lên.
• Giao tiếp thời gian thực. Một trong những lợi ích lớn nhất của việc sử dụng phần mềm quản lý dự án trên đám mây là khả năng gửi phản hồi nhanh về thông tin ngay khi thông tin đó được tải lên không gian làm việc của dự án. Điều này cũng có thể làm tăng năng suất khi giảm thiểu các phiên bản công việc cần phải làm lại.
• Cập nhật tự động: Khác với phần mềm tại chỗ luôn yêu cầu người dùng phải tải xuống bản cập nhật bất cứ khi nào một phiên bản mới được phát hành, các công cụ trên nền tảng đám mây được cập nhật tự động. Người dùng cũng không cần phải trả phí để nâng cấp cả bộ ứng dụng hoặc đợi nhóm CNTT bên mình có thời gian để triển khai bản cập nhật.