Làm sao để thuyết phục ban lãnh đạo sử dụng Phần mềm Quản lí công việc

Hotline: 0789.96.88.33

FacebookLinkedin

Blogs

Làm sao để thuyết phục ban lãnh đạo sử dụng Phần mềm Quản lí công việc

03/07/2022 - 11:30 AM   |  Kiến thức quản trị

*Blackwind Software*

Là người quản lý, bạn giám sát các dự án và công việc từ đầu đến cuối, chịu trách nhiệm về tiến độ thời gian, chất lượng,... Nếu như theo phương thức truyền thống thì những công việc đó “ngốn” khá nhiều thời gian, trong khi hiện nay các phần mềm quản lí công việc lại có thể làm cho nhiệm vụ của bạn trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Nhưng làm thế nào để bạn khiến lãnh đạo của mình chấp thuận một công cụ khi tất cả những gì họ thấy là “tốn tiền”?

 

Nổi bật lên các vấn đề và thách thức đang tồn đọng trong dự án

Bất kỳ lãnh đạo doanh nghiệp nào cũng phải luôn biết bạn và nhóm của bạn đang phải đối mặt với những vấn đề và thách thức nào. Khi bạn đề xuất mua một phần mềm quản lí công việc, điều đầu tiên sếp của bạn sẽ hỏi là “tại sao cần?”.

Blackwind nêu ra những vấn đề tồn đọng của Doanh nghiệp trong cuộc họp với đối tác Viettel.

Nếu như những lời thuyết phục của bạn nêu bật được những vấn đề mà họ chưa từng nghe trước đây thì chắc chắn chuyện họ gật đầu sẽ rất khó. Chính vì thế, hãy để các giải pháp phần mềm này giống như chiếc “chìa khóa” với tiềm năng giải quyết được những vấn đề và thách thức đang tồn đọng - những điều mà lãnh đạo đã nắm được từ trước và tất nhiên, cũng chưa có phương hướng giải quyết.

Nếu bạn đã có sẵn một thương hiệu phần mềm cụ thể, hãy kiên nhẫn và đừng giới thiệu ngay buổi nói chuyện đầu tiên. Trong một vài tuần, bạn đề cập một cách ngẫu nhiên và có chiến lược một số vấn đề mà nó có thể giúp giải quyết.

 

Liệt kê những lợi ích của phần mềm 

Một danh sách ưu - nhược điểm của bất kỳ lĩnh vực, sự kiện hay dự định nào cũng là một phần không thể thiếu nếu bạn cần có sự chuẩn bị tốt nhất. Tương tự như vậy, bạn cũng cần liệt kê một danh sách những lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lí công việc. Danh sách này không chỉ cung cấp cho bạn mà còn cả ban lãnh đạo cái nhìn tổng quan về những gì bạn có thể mất so với những gì bạn đạt được, và cuối cùng thì điều này cân bằng như thế nào.

Blackwind trình bày những lợi ích của phần mềm trong buổi tư vấn với đối tác Hoàng Hà Mobile.

Vì vậy, nếu bạn muốn thay thế phần mềm quản lý công việc mới, hãy liệt kê tất cả những lợi ích của công cụ mới và khắc phục những sai sót của công cụ hiện tại. Nếu bạn hiện không sử dụng một công cụ nhưng muốn giới thiệu, bạn có thể chỉ cần tập trung vào việc liệt kê tất cả các lợi ích.

Tuy nhiên, hãy đảm bảo bạn làm được điều này bằng cách nêu bật chính xác cách một số tính năng nhất định có thể cải thiện quy trình làm việc cho đội nhóm, cũng như cách chúng giúp ích cho lợi nhuận của công ty bạn.

Công cụ này sẽ có vẻ hấp dẫn hơn nhiều đối với sếp của bạn nếu bạn cũng có thể liên hệ nó với mối quan tâm của họ. Vì vậy, hãy thực sự nghiên cứu và cố gắng định hình các lợi ích theo cách mà anh ấy / cô ấy quan tâm.

Hãy tìm hiểu kỹ lưỡng hơn về cách mỗi tính năng mang lại lợi ích cho toàn công ty, liệt kê tất cả các ưu điểm. Sau đó bạn có thể tự tin trình bày rằng: “Trình theo dõi thời gian của công cụ này sẽ giúp chúng tôi:

  • Tìm hiểu xem nhân viên đã dành bao nhiêu giờ cho các dự án
  • Có được cái nhìn trực quan nhất về năng suất của nhân viên
  • Ước tính thời gian của một dự án
  • Ước tính chi phí của một dự án là bao nhiêu
  • Giữ chi phí dự án dưới ngân sách
  • Tăng khả năng sinh lời của dự án
  • Tăng tốc quá trình lập hóa đơn

 

Xác định mối quan tâm

Trong cuộc nói chuyện đầu tiên này, hãy thực sự đánh giá phản ứng của ban lãnh đạo và cẩn thận lắng nghe nội dung câu hỏi. Mối quan tâm của họ được phản ánh trong các câu hỏi mà họ đặt ra.

Đưa ra quyết định về việc thay đổi quy trình làm việc hay số hóa công việc cần có thời gian, vì vậy bạn sẽ không nhận được câu trả lời ngay sau cuộc trò chuyện đầu tiên. Sử dụng thời gian này để chuẩn bị chu đáo cho cuộc họp tiếp theo, bằng cách xác định mối quan tâm của họ và cách mà bạn cũng như phần mềm sẽ giải quyết.

 

Đưa cả nhóm vào cuộc

Một công cụ phần mềm quản lí công việc sẽ là chiến lược tiếp thị tuyệt vời, hứa hẹn những kết quả đáng kinh ngạc. Đừng chỉ nhìn vào các bài quảng cáo mà trực tiếp đưa vào thử nghiệm trong nhóm của bạn rồi đưa ra đánh giá.

Sử dụng cơ hội này để thực sự tìm hiểu xem nhóm của bạn sẽ như thế nào khi sử dụng công nghệ. Lắng nghe phản hồi của họ và đảm bảo rằng họ tin chắc rằng đó là sản phẩm phù hợp. Bạn cần một nhóm đồng minh để thuyết phục sếp rằng bạn cần công cụ cụ thể này.

 

Lập kế hoạch triển khai

IAC Recommendations for the 5.07 Plan

Nhiều nhà quản lý cho rằng việc chuyển đổi hoặc triển khai phần mềm mới là tốn nhiều thời gian, đòi hỏi trình độ chuyên môn kỹ thuật cao. Hơn nữa, chỉ cần nghĩ đến việc các tập tin và tài liệu bị thất lạc hoặc các quá trình bị dừng lại thôi cũng khiến họ rùng mình! Việc tạo ra một kế hoạch thực hiện chỉ ra chính xác cách thức và thời gian thực hiện công cụ cũng như ai sẽ giúp những gì, sẽ mang lại cho họ rất nhiều sự yên tâm. Xác định trước cách các tệp sẽ được chuyển và cách bạn có thể đảm bảo quy trình làm việc sẽ không bị xáo trộn chẳng hạn.

Nếu mọi người biết phải làm gì để việc tham gia diễn ra nhanh nhất có thể và tất cả những gì sếp của bạn cần làm là nói “có”, thì đây có thể là động lực cuối cùng mà họ cần.

Hóa ra, sẽ không khó để khiến sếp của bạn nói “có” nếu bạn trình bày một cách thuyết phục. Tất cả phụ thuộc vào việc bạn có thể trả lời “tại sao?” tốt như thế nào. Và bao gồm cả việc lựa chọn phần mềm nào thích hợp cho doanh nghiệp của mình.

Bài viết khác.