Làm sao để Quản lý Dự án 1 cách hiệu quả?

Để quản lý dự án hiệu quả thì điều quan trọng nhất nằm ở khâu Giám sát. Luôn luôn theo dõi tiến độ của dự án để đảm bảo không được quá xa kế hoạch ban đầu của bạn. Một khi bạn để cho mọi việc đi quá xa thì sẽ rất khó để đưa mọi thứ trở lại đúng với kế hoạch ban đầu. Để làm tốt khâu này bạn cần:

Xác định tần suất mà bạn sẽ theo dõi các hoạt động của dự án

- Báo cáo tiến độ thường xuyên hoặc các cuộc họp hàng tuần / hàng tháng là một cách hiệu quả để giúp bạn trong việc giám sát một dự án.

- Báo cáo tiến độ không cần phải chính thức hoặc đẹp; chỉ là một danh sách ngắn gọn rõ ràng về những điểm quan trọng sẽ làm. Nếu có thể, hãy cố gắng tổ chức các cuộc họp tình trạng thường xuyên vào những ngày / giờ được xác định trước để cho phép mọi người chuẩn bị

- Một hướng dẫn chung sẽ làm việc tốt cho hầu hết các dự án là: Không quá một lần mỗi tuần, nhưng không ít hơn một lần mỗi tháng

 

Giao tiếp, giao tiếp và giao tiếp

Giao tiếp tốt là yếu tố thành công quan trọng của bất kỳ dự án nào.

- Để giúp mọi người nắm được cùng một vấn đề thì luôn gửi một chương trình làm việc trước mọi cuộc họp

- Phản hồi liên tục cho các thành viên trong nhóm của bạn có thể giúp sự thành công của dự án. Phản hồi phải cụ thể (không chung chung và mơ hồ) và nó phải luôn bao gồm tất cả mọi người đã làm việc trên một phần cụ thể của sản phẩm

- Để trở thành một người giao tiếp tốt, bạn phải là người nghe giỏi trước tiên. Vì vậy, hãy chăm chú lắng nghe nhóm dự án của bạn – các thành viên trong nhóm của bạn sẽ đánh giá cao rằng bạn đánh giá cao ý kiến của họ và khuyến khích thảo luận

 

Quản lý tài liệu của dự án

- Nếu bạn đang làm việc trên một dự án phức tạp, đừng quên chỉ định ai đó làm tài liệu như: Hướng dẫn sử dụng, báo cáo, v.v.

- Các tài liệu này phải được phân quyền chia sẻ dùng chung. Mọi thông tin thay đổi tài liệu đều phải được ghi chép lại

- Đảm bảo việc tìm kiếm tài liệu là dễ dàng để các thành viên dự án luôn luôn tìm được tài liệu.